¿Quién es el titular de la información?

El titular de la información es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos.

¿Quién es la fuente de información?

La fuente de información es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final.

¿Quién es el operador de la información?

Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley.

¿Quién es el usuario de la información?

El usuario es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.

¿Qué es un dato personal?

El dato personal se refiere a cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

¿En qué casos es posible que el operador de un banco de datos pueda suministrar la información que administra?

La información personal que reposa en los bancos de datos, podrá ser entregada por el operador que la administra de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personas y en los siguientes casos:

1) A los titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes.
2) A usuarios de la información, en los casos que se haya obtenido autorización del titular o, en aquellos establecidos expresamente en la ley .
3) Es También a cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.
4) También a entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.

También será posible en los siguientes casos :

5) Los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.
6) Los operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular.
7) Otros operadores de datos, sin ser necesaria la autorización del titular, siempre que el banco de datos de destino tenga la misma finalidad que tiene el operador que entrega los datos.
8) Es posible también a un operador que administre un banco de datos extranjero, sin autorización del titular, siempre que se deje constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular.
9) Y por ultimo a otras personas que autorice la ley.

¿Es posible que la fuente únicamente reporte información desfavorable?

¡No!, La ley habeas data prohíbe expresamente que la administración de datos personales se limite a información desfavorable. En ese sentido, será obligación de la fuente reportar al operador tanto la información positiva como la negativa, así como será obligación de este último suministrar al usuario igual tipo de información.

¿Es deber de la fuente contar con la autorización previa, libre y expresa del titular de la información, para que se incluya su información en las bases de datos?

¡Sí!, La autorización dada por el titular de la información la cual debe ser previa, libre y expresa, es requisito indispensable para que se incluya la información de los titulares en las bases de datos, pues de lo contrario estaríamos en presencia de una violación del principio de libertad consagrado a favor de los titulares.

Será obligación de la fuente conservar copia o evidencia de la respectiva autorización.
Será deber del operador solicitar semestralmente a la fuente la certificación de la existencia de la autorización otorgada por el titular.

¿El operador está obligado a comunicar que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular?

¡Sí!, El cuestionamiento del dato hace parte de una información veraz y completa y, además, se articula con el derecho fundamental al debido proceso, por cuanto la persona afectada con una información desfavorable o incierta, debe tener la oportunidad legal de presentar sus argumentos y razones para cuestionarla. Si dicha información es puesta en circulación, es claro que las razones de desavenencia del titular con determinados datos, sean también puestas en circulación para lograr las condiciones de veracidad e imparcialidad que caracterizan al dato personal.

¿Puede la Superintencia de Industria y Comercio ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales?

¡Sí!, La Superintendencia de Industria y Comercio podrá ordenar de oficio o a petición de parte, la corrección, actualización o retiro de datos personales cuando ello sea procedente. Cuando sea a petición de parte, se deberá acreditar ante la Superintendencia que se surtió el trámite de un reclamo por los mismos hechos ante el operador o la fuente, y que el mismo no fue atendido o lo fue en forma desfavorable.

¿Con qué mecanismo cuenta el titular para conocer la información que reposa de él en los bancos de datos?

Los titulares de la información podrán conocer la información personal que repose de ellos en cualquier banco de datos, mediante la presentación de peticiones o consultas ante el operador que la administre.

La petición o consulta de información se formulará de manera verbal, por escrito, o por cualquier canal de comunicación, siempre y cuando se mantenga evidencia de la consulta por medios técnicos.

Por su parte, el operador deberá atender de fondo la solicitud, suministrando integralmente toda la información requerida, incluyendo aquélla contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Este mecanismo igualmente podrá ser utilizado por el causahabiente del titular de la información.

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